Szabadság nyilvántartó szoftverre váltott a Bátor Tábor

Éves szinten közel 2 heti munka megtakarítást eredményezhet a Bátor Tábor HR dolgozóinak a szabadság nyilvántartás digitalizációja, amely 2021 januárjában indult el. Az alapítvány korábbi papíralapú szabadságigénylési rendszerét a LogiNet saját fejlesztésű Szabadság nyilvántartó alkalmazása váltotta fel. 

A társadalmi felelősségvállalás jegyében kiemelkedően fontos számunkra, hogy olyan alapítványokat támogassunk, amelyek missziója egybecseng a saját vállalati értékeinkkel. Digitális fejlesztő és tanácsadó cégként pedig feladatunknak tartjuk, hogy a civil szervezetek digitális átállásában is részt vállaljunk, továbbadjuk az elmúlt években megszerzett szaktudásunkat.

Ezt szem előtt tartva vállaltuk el a Bátor Tábor projektjét, amelynek során szabadságnyilvántartó rendszert adtunk át számukra.

A megváltozott munkarend is új rendszer bevezetését sürgeti

A koronavírus nyomán még inkább előtérbe került a digitális átállás fontossága olyan területeken is, mint a távollét- és szabadságnyilvántartás. Ezzel a problémával szembesült 2020-ban a Bátor Tábor Alapítvány is.

"Az otthoni munkavégzés arányának jelentős növekedése miatt egyre nehezebb volt fenntartani a papíralapú szabadságigénylési rendszert. Ezt a folyamatot szerettük volna digitális alapokra helyezni, ezáltal leegyszerűsíteni és papírmentessé tenni az adminisztrációt a kollégák, a szabadságokat jóváhagyó vezetők és a HR számára" - vázolta fel Lechner Beáta, az alapítvány HR vezetője.

Szabadságtervezés: egyedi munkarendtől az online kinyerhető adatokig

A Bátor Tábor új rendszerét a LogiNet saját fejlesztésű Szabadság nyilvántartó rendszerrel oldották meg, amelyet az ügyféligényeknek megfelelően módosítottak. A rendszer azon kis- és középvállalatoknak ideális, amelyek az online alapú szabadságnyilvántartást szeretnék megvalósítani. Ez egy felhőalapú rendszer, amely IT-fejlesztést abban az esetben igényel, ha a beléptetést valamilyen létező rendszerrel össze kell kötni.

A rendszer segítségével a munkavállalók bárhonnan (mobilról is) és bármikor kérelmezhetnek szabadnapot, egyúttal láthatják a szabadság egyenlegüket. Ezeket a kérelmeket a felettesek ugyanezen a felületen hagyhatják jóvá, illetve elutasíthatják. (A különböző jogosultsági szinteket is az igényeknek megfelelően alakították ki az alapítványnál.) A szoftver kezelni tudja a különböző távollétfajtákat, amely a Bátor Tábornál négyféle lett: normál, fizetetlen, betegség és igazoltan távol.

A rendszerbe egyedi munkarendek is felvihetőek. Az alkalmazott be tudja állítani, hogy az adott héten mikor dolgozik, mennyit, valamint, hogy hol (home office vagy iroda). Ez egy olyan szervezetnél, mint a Bátor Tábor, ahol több alkalmazott is egyedi munkarenddel rendelkezik, hasznosnak bizonyult. Az egyes "csapatok" tagjai ugyanis a munkarend és a szabadságok összesítésével egy képernyőn azonnal láthatják egymás beosztását. A csapatban dolgozók elérhetik egymás publikus adatait is, ami megkönnyíti a kapcsolattartást.

A rendszer megfelelt az alapítvány azon elvárásának is, hogy az alkalmazottak távolléteit a hónap végén összesíthessék, és azt a bérszámfejtést végző külsős cég részére online továbbküldhessék.

Szabadságtervezés a Bátor Tábor igényeire szabva

A rendszer megnyitásakor a Bejelentkezés oldal jelenik meg, ahol első alkalommal az e-mail cím és az admintól kapott jelszó beírásával lehet bejelentkezni. A Profil szerkesztése gombnál az alkalmazottnak lehetősége van megváltoztatni, illetve megadni a jelszót, telefonszámokat, illetve egyéb adatokat.

Bejelentkezés után a Hiányzók oldalon nyílik meg a weboldal. Itt található az összes alkalmazott szabadsága, valamint szabadságkérelme az adott hétre.

A Csapat menüpont alatt látható az összes alkalmazott lista nézetben. Itt lehetőség van névre, email címre, valamint területre szűrni.

A Szabadság kvóták menüpontban lehet megnézni, valamint beállítani a kollégák szabadságát. A lista jelzi, hogy kinek mennyi szabadsága van az adott évre, és hogy mennyit használt el.

A Szabadságkérelmeim menüpont alatt látható az adott személy szabadságkérelme, valamint azok típusa és státusza lista nézetben. A Műveletek oszlopban vissza lehet vonni az adott szabadságkérelmet.

Az Új kérelem felvétele oldalon lehet új távollétet kérvényezni. Ezek típusa lehet normál, fizetetlen, betegség, igazoltan távol. Emellett külön rubrikába kerülnek a távolléttel kapcsolatos egyéb információk (leírás, távollét napjai). A szabadság  igénylésről a jóváhagyó felettes e-mailben kap értesítést

A Munkarend menüpont alatt az alkalmazott láthatja az éves munkarendjét. Ezt csak abban az esetben lehet szerkeszteni, ha kötetlen munkaidőben dolgozik. Be tudja állítani, hogy az adott héten, mikor dolgozik és mennyit, valamint, hogy home office-ban dolgozik-e az adott napokon.

A Különleges napok menüpontban be lehet állítani, hogy melyik napok lesznek munkanapok az adott évben. A naptár különböző színekkel jelzi a munkanapokat, a hétvégéket, az ünnepnapokat, illetve a szombati munkanapokat.

Az adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók kezelhetik a munkarendeket, távollétkérelmeket, csoportokat, és riportokat tölthetnek le. A jelenléti ívek és a távollétek riportja pár kattintással letölthető és továbbítható a bérszámfejtőknek

Kevesebb adminisztrációt, időmegtakarítást eredményez a Szabadság nyilvántartó program

A Bátor Tábor szabadságtervező alkalmazása 2021 elején indult el. “A januári teszt hónap során azt tapasztaltuk, hogy az alkalmazottak időt takarítanak meg a rendszer használatával” - mutatott rá Lechner Beáta.

Emellett nagy könnyebbséget jelent, hogy nem kell bajlódni a szabadságpapírok kitöltésével és aláírásával, ami különösen nehézkes, amikor legfeljebb heti 1-2 napot vannak az irodában a munkatársak. Nincs szükség külön egyeztetésekre sem a HR területtel, annak kapcsán, hogy kinek hány fennmaradó szabadnapja van.

“A HR adminisztráció oldaláról arra számítunk, hogy a hónap zárása az eddigi 8 munkaóra helyett akár 2 munkaórára is csökkenhet. Ez éves szinten közel 2 heti munka megtakarítása, ami egy ilyen kis szervezetnél elég jelentős” - összegezte az elmúlt hetek tapasztalatait a HR vezető.