Szakmai rendezvények a koronavírus árnyékában: online vagy offline?

A koronavírus alaposan átrendezte az idei szakmai rendezvények szegmensét, hiszen a COVID-19 árnyékában a hangsúly a biztonságon van. Az online térre terelődtek az események, amely ugyan képes teret adni a tudás átadásának, ám a B2B szegmensben olyannyira fontos személyes networking szerepét aligha tudja átvenni. A LogiNet szeptember elején kilépett az offline térre, Az e-commerce növekedés lehetőségei, kihívásai címmel meetupot rendezett. Milyen tapasztalatokat szerzett rendezvényszervezőként, hogyan látja az offline események jövőjét? Részletek a cikkben.

Mészáros Kata B2B marketing vezető

Bár a koronavírus második hullámával kapcsolatos aggodalmak tükrében a szakmai konferenciák, összejövetelek száma minimálisra zsugorodott, és egyre többen a virtuális térbe helyezik át ezeket az eseményeket, a LogiNet szeptember elejére offline eseményt szervezett.

"Éreztük, hogy a COVID-19 időszakában nem lesz egyszerű egy ilyen rendezvénnyel előállni. Itt nem csupán a szükséges intézkedések betartására gondolok, hanem arra is, hogy a jelentkezők jelen pillanatban miként viszonyulnak az ilyen jellegű összejövetelekhez, mennyire érzik magukat biztonságban" – emelte ki az eseménnyel kapcsolatos előzetes kétségeket Mészáros Katalin, a LogiNet Systems marketing vezetője.

A legapróbb részletekre is oda kell figyelni

Ennek megfelelően a szervezést is teljesen új alapokra kellett helyezni. A korábbi szakmai rendezvényekhez képest jóval intenzívebb kommunikációra volt szükség ahhoz, hogy a megcélzott résztvevők körét a komfortzónájuk felé lehessen “terelni”, hogy ezáltal nagyobb esélye legyen a részvételnek.

Nehezítő körülmény volt az is, hogy a jól bevált hüvelykujj szabályokban sem lehetett bízni. Például, az utolsó pillanatban “beugrók”, akik korábban érdemben megnyomták a jelentkezők számát, ezúttal elmaradtak. Igaz, számos nagyvállalat esetében számolni kellett azzal, hogy a koronavírussal kapcsolatos belső szabályzatuk értelmében nem vehetnek részt ilyen rendezvényen

"Több kérdést kaptunk az esemény előtt a jelentkezőktől, mint például a mikrofont megfoghatják-e, a maszkviselés a teljes időtartam alatt kötelező-e" – jegyezte meg Mészáros Katalin, majd tréfásan hozzátéve: "akik eljöttek, azoknak talán a legnagyobb kihívást az okozza majd, hogy a jövőben maszk nélkül is felismerjék a beszélgetőpartnerüket".

Milyen biztonsági intézkedéseket tettünk meg a rendezvényen? COVID kérdőív kitöltése, hőmérőzés a belépéskor, kézfertőtlenítők mindenhol, maszkviselés a rendezvény teljes ideje alatt, szellősebb ülésrend a rendezvényteremben, fertőtlenített mikrofonok a kerekasztal-beszélgetésnél, gumikesztyű használata a mikrofonok kézhezvételénél. "Kétségtelen, hogy egy 20 perces előadást nehezebb maszkban megtartani, ám az előzetes várakozásainkhoz képest jóval gördülékenyebben mentek a dolgok" – összegezte a tapasztalatokat.

A COVID-19 átrendezi a konferenciák szegmensét is

Többeket alighanem az a kérdés foglalkoztat: érdemes-e a koronavírus időszakában offline rendezvényeket tartani? "A virtuális szakmai eseményeknek is megvan maga előnye, ám úgy látom, nem veszi át a személyes networking szerepét, ami a B2B szegmensben leadszerzés, azaz marketing szempontjából, lényeges. A személyes találkozásnak megvan a maga varázsa, jóval közvetlenebb viszony alakul ki a felek között, míg a webináriumok esetében ezt nem lehet elmondani. A szeptemberi esemény egyik “hozadéka”, hogy akik részt vettek rajta, azok valóban komolyan érdeklődtek a téma iránt, és éppen emiatt networking szempontból jóval mélyrehatóbb beszélgetések alakultak ki a felek között.

A LogiNet a jövőben valamilyen formában – bár nem olyan nagy intenzitással, mint korábban – továbbra is jelen kíván lenni az offline térben, persze minden esetben igazodunk a szükséges biztonsági szabályokhoz, így a szigorú maszkhordáshoz is. Úgy véljük, egy ilyen feltételek közepette megrendezett eseményen jóval kisebb a fertőzés lehetősége, mint például a villamoson, vagy az étteremben, ahol nem mindenki tartja be az előírásokat" – magyarázta a marketing vezető.

Tény, hogy szervezőként jóval nagyobb a kockázat egy offline rendezvény esetében, mint egy online eseménynél, hiszen a költségek magasabbak, így a bukás lehetősége is fennáll. Éppen ezért a jövőben érdemes lehet különböző lehetőségekben gondolkodni, mint például hibrid "forgatókönyvvel" előállni, azaz az offline esemény mellett lehetővé tenni az online módon történő bekapcsolódást, a videóközvetítések rendelkezésre bocsátását.